Pengertian, Tujuan, Fungsi, Prinsip, Ruang Lingkup Manajemen Sekolah

1.     Pengertian Manajemen Sekolah

          Dalam konteks pendidikan, memang masih ditemukan kontroversi dan inkonsistensi dalam penggunaan istilah manajemen. Dalam perkembangannya istilah manajemen secara substansial disamakan dengan istilah administrasi. Perbedaan pada keduanya terletak pada ruang lingkupnya saja. Administrasi lebih luas ruang lingkupnya disbanding dengan manajemen. Keduanya menekankan pada tercapainya efisiensi dan efektivitas kerja untuk keuntungan yang lebih besar.

          Djam’an Satori (1980) memberikan pengertian manajemen sekolah dengan menggunakan istilah administrasi sekolah yang diartikan sebagai “keseluruhan proses kerjasama dengan memanfaatkan semua sumber personil dan materil yang tersedia dan sesuai untuk mencapai tujuan sekolah yang telah ditetapkan secara efektif dan efisien”. Antara administrasi sekolah dan manajemen sekolah dapat dipandang secara essensial dari tiga sudut pandang yakni sebagai ilmu, sebagai seni, dan sebagai suatu proses kegiatan.

          Baik administrasi maupun manajemen sebagai suatu ilmu, keduanya telah memenuhi persyaratan sebagai suatu ilmu yakni : pertama, keduanya memiliki obyek yang dipelajari yakni kerjasama sekelompok orang. Kedua, keduanya memiliki metode dalam mempelajarinya. Ketiga, keduanya memiliki sistematika baik dalam mempelajarinya maupun dalam aplikasinya. Manakala dipandang sebagai suatu seni, maka para pengelola sekolah dapat memerankan peranannya sebagai pemimpin yang mampu mempengaruhi dan mengajak orang lain untuk bekerja sama. Manakala dipandang sebagai suatu proses kegiatan, maaka setiap orang yang terlibat dalam proses kerja sama dalam bidang persekolahan harus dapat melaksanakan tugas sesuai dengan fungsi dan perannya secara professional dan proporsional.

2.     Tujuan Manajemen Sekolah

          Pada hakekatnya tujuan manajemen sekolah tidak dapat terlepas dari tujuan sekolah sebagai suatu organisasi. Proses manajemen yang baik adalah manakala di dalamnya terdapat kegiatan manajerial yaitu kegiatan yang seyogyanya dilakukan oleh orang-orang yang mempunyai status dan kewenangan sebagai manajer, serta kegiatan operatif  yakni kegiatan yang seharusnya diselesaikan oleh para pelaksana lapangan.

          Dengan demikian, tujuan akhir dari manajemen sekolah adalah membantu memperlancar tercapainya tujuan sekolah secara efektif dan efisien. Kehadiran manajemen dalam proses persekolahan sebagai salah satu alat untuk membantu memperlancar pencapaian tujuan.

          Secara lebih rinci tujuan khusus dilaksanakan manajemen sekolah yang baik

 agar : pertama, terjadi efektifitas produksi pada setiap jenis dan jenjang pendidikan sehinggan para lulusannya dapat melanjutkan ke jenjang pendidikan diatasnya, dapat bekerja sesuai dengan pengetahuan dan ketrampilan yang dimilikinya. Kedua, tercapainya efisiensi penggunaan sumber daya dan dana, tidak terjadi pemborosan terhadap waktu, uang, serta yang lainnya. Ketiga, para lulusannya dapt menyesuaikan diri dalam kehidupan bermasyarakat, serta yang keempat twerciptanya kepuasan kerja pada setiap anggota warga sekolah.

3.     Fungsi-fungsi Manajemen Sekolah

                   Fungsi manajemen sekolah berkaitan dengan pekerjaan-pekerjaan manajemen sekolah. Fungsi-fungsi yang berkaitan dengan pengelolaan sekolah dapat diklasifikasikan menurut wujud problemanya, kegiatan manajemen dan kegiatan kepemimpinan. Fungsi manajemen sekolah dilihat dari wujud problemanya terdiri dari bidang-bidang garapan (substansi) dari manajemen sekolah. Problema-problema yang merupakan bidang garapan dari manajemen sekolah terdiri dari :

a.   Bidang pengajaran atau lebih luas disebut kurikulum

b.  Bidang kesiswaan

c.   Bidang personalia

d.  Bidang keuangan

e.   Bidang sarana

f.    Bidang prasarana, dan

g.   Bidang hubungan sekolah dengan masyarakat (humas)

          Fungsi manajemen sekolah dilihat dari aktivitas atau kegiatan manajemen  meliputi:

a.     Kegiatan manajerial yang dilakukan oleh para pimpinan. Kegiatan manajerial meliputi :

1)  Perencanaan

            Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Sebagaimana disampaikan oleh Louise E. Boone dan David L. Kurtz (1984) bahwa: planning may be defined as the proses by which manager set objective, asses the future, and develop course of action designed to accomplish these objective. Sedangkan T. Hani Handoko (1995) mengemukakan bahwa :
“ Perencanaan (planning) adalah pemilihan atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek, program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Pembuatan keputusan banyak terlibat dalam fungsi ini.” Arti penting perencanaan terutama adalah memberikan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin. T. Hani Handoko mengemukakan sembilan manfaat perencanaan bahwa perencanaan: (a) membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan; (b) membantu dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama; (c) memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran; (d) membantu penempatan tanggung jawab lebih tepat; (e) memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi; (f) memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi; (g) membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami; (h) meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti; dan (i) menghemat waktu, usaha dan dana.

            Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan langkah-langkah pokok dalam perencanaan, yaitu :

1.  Penentuan tujuan dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut :

(a) menggunakan kata-kata yang sederhana,

(b) mempunyai sifat fleksibel,

(c) mempunyai sifat stabilitas,

(d) ada dalam perimbangan sumber daya, dan

(e) meliputi semua tindakan yang diperlukan.

2.  Pendefinisian gabungan situasi secara baik, yang meliputi unsur sumber daya manusia, sumber daya alam, dan sumber daya modal.

3.  Merumuskan kegiatan yang akan dilaksanakan secara jelas dan tegas.

            Hal  senada dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko (1995) bahwa terdapat empat tahap dalam perencanaan, yaitu :

(a)  menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan;

(b)  merumuskan keadaan saat ini;

(c)   mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan;

(d) mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

                Pada bagian lain, Indriyo Gito Sudarmo dan Agus Mulyono (1996) mengemukakan bahwa atas dasar luasnya cakupan masalah serta jangkauan yang terkandung dalam suatu perencanaan, maka perencanaan dapat dibedakan dalam tiga bentuk, yaitu :

(1) rencana global yang merupakan penentuan tujuan secara menyeluruh dan jangka panjang,

(2) )   rencana strategis merupakan rencana yang disusun guna menentukan tujuan-tujuan kegiatan atau tugas yang mempunyai arti strategis dan mempunyai dimensi jangka panjang, dan

(3) rencana operasional yang merupakan rencana kegiatan-kegiatan yang berjangka pendek guna menopang pencapaian tujuan jangka panjang, baik dalam perencanaan global maupun perencanaan strategis. Perencanaan strategik akhir-akhir ini menjadi sangat penting sejalan dengan perkembangan lingkungan yang sangat pesat dan sangat sulit diprediksikan, seperti perkembangan teknologi yang sangat pesat, pekerjaan manajerial yang semakin kompleks, dan percepatan perubahan lingkungan eksternal lainnya.

       Pada bagian lain, T. Hani Handoko memaparkan secara ringkas tentang langkah-langkah dalam penyusunan perencanaan strategik, sebagai berikut:

1.  Penentuan misi dan tujuan, yang mencakup pernyataan umum tentang misi, falsafah dan  tujuan. Perumusan misi dan tujuan ini merupakan tanggung jawab kunci manajer puncak. Perumusan ini dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan manajer. Nilai-nilai ini dapat mencakup masalah-masalah sosial dan etika, atau masalah-masalah umum seperti macam produk atau jasa yang akan diproduksi atau cara pengoperasian perusahaan.

2.  Pengembangan profil perusahaan, yang mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan dan merupakan hasil analisis internal untuk mengidentifikasi tujuan dan strategi sekarang, serta memerinci kuantitas dan kualitas sumber daya -sumber daya perusahaan yang tersedia. Profil perusahaan menunjukkan kesuksesan perusahaan di masa lalu dan kemampuannya untuk mendukung pelaksanaan kegiatan sebagai implementasi strategi dalam pencapaian tujuan di masa yang akan datang.

3.  Analisa lingkungan eksternal, dengan maksud untuk mengidentifikasi cara-cara dan dalam apa perubahan-perubahan lingkungan dapat mempengaruhi organisasi. Disamping itu, perusahaan perlu mengidentifikasi lingkungan lebih khusus, seperti para penyedia, pasar organisasi, para pesaing, pasar tenaga kerja dan lembaga-lembaga keuangan, di mana kekuatan-kekuatan ini akan mempengaruhi secara langsung operasi perusahaan.

Meski pendapat di atas lebih menggambarkan perencanaan strategik dalam konteks bisnis, namun secara esensial konsep perencanaan strategik ini dapat diterapkan pula dalam konteks pendidikan, khususnya pada tingkat persekolahan, karena memang pendidikan di Indonesia dewasa ini sedang menghadapi berbagai tantangan internal maupun eksternal, sehingga membutuhkan perencanaan yang benar-benar dapat menjamin sustanabilitas pendidikan itu sendiri.

2)  Pengorganisasian

Fungsi manajemen berikutnya adalah pengorganisasian (organizing).

            George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa :

“Pengorganisasian adalah tindakan mengusahakan hubungan-hubungan kelakuan yang efektif antara orang-orang, sehingga mereka dapat bekerja sama secara efisien, dan memperoleh kepuasan pribadi dalam melaksanakan tugas-tugas tertentu, dalam kondisi lingkungan tertentu guna mencapai tujuan atau sasaran tertentu”.
            Lousie E. Boone dan David L. Kurtz (1984) mengartikan pengorganisasian : “… as the act of planning and implementing organization structure. It is the process of arranging people and physical resources to carry out plans and acommplishment organizational obtective”. Dari kedua pendapat di atas, dapat dipahami bahwa pengorganisasian pada dasarnya merupakan upaya untuk melengkapi rencana-rencana yang telah dibuat dengan susunan organisasi pelaksananya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pengorganisasian adalah bahwa setiap kegiatan harus jelas siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan apa targetnya. Berkenaan dengan pengorganisasian ini,  Hadari Nawawi (1992) mengemukakan beberapa asas dalam organisasi, diantaranya adalah :

(a) organisasi harus profesional, yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan;

(b) pengelompokan satuan kerja harus menggambarkan pembagian kerja;

(c) organisasi harus mengatur pelimpahan wewenang dan tanggung jawab;

(d) organisasi harus mencerminkan rentangan kontrol;

(e) organisasi harus mengandung kesatuan perintah; dan

(f) organisasi harus fleksibel dan seimbang.

Ernest Dale seperti dikutip oleh T. Hani Handoko mengemukakan tiga langkah dalam proses pengorganisasian, yaitu :

(a) pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi;

(b) pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang logik dapat dilaksanakan oleh satu orang; dan

(c) pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

3)  Pengarahan

4)  Pengkoordinasian

5)  Pengawasan

            Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”.
            Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat unsur esensial proses pengawasan, bahwa : “Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan – tujuan perusahaan.” Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya.

            Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :

(a) penetapan standar pelaksanaan;

(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;

(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;

(d) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan; dan

(e)   pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.

            Dalam perspektif persekolahan, agar tujuan pendidikan di sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisien, maka proses manajemen pendidikan memiliki peranan yang amat vital. Karena bagaimana pun sekolah merupakan suatu sistem yang di dalamnya melibatkan berbagai komponen dan sejumlah kegiatan yang perlu dikelola secara baik dan tertib. Sekolah tanpa didukung proses manajemen yang baik, boleh jadi hanya akan menghasilkan kesemrawutan lajunya organisasi, yang pada gilirannya tujuan pendidikan pun tidak akan pernah tercapai secara semestinya.
            Dengan demikian, setiap kegiatan pendidikan di sekolah harus memiliki perencanaan yang jelas dan realisitis, pengorganisasian yang efektif dan efisien, pengerahan dan pemotivasian seluruh personil sekolah untuk selalu dapat meningkatkan kualitas kinerjanya, dan pengawasan secara berkelanjutan.

6)  Penilaian

7)  Pelaporan, dan

8)  Penentuan anggaran

a.   Kegiatan yang bersifat operatif, yakni kegiatan yang dilakukan oleh para pelaksana. Kegiatan ini berkaitan langsung dengan pencapaian tujuan. Artinya,bagaimanapun baiknya kegiatan manajerial (seperti perencanaan) tanpa didukung oleh pelaksanaan pekerjaan yang telah direncanakan tersebut, mustahil tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik. Fungsi operatif ini meliputi pekerjaan-pekerjaan :

1)  Ketatausahaan yang dapat merembes dan dapat diperlukan oleh semua unit yang ada dalam organisasi

2)  Perbekalan

3)  Kepegawaian

4)  Keuangan, dan

5)  Humas

Dalam suatu proses kegiatan organisasi kedua fungsi tersebut (fungsi manajerial dan fungsi operatif) saling menunjang, saling mempengaruhi, saling memerlukan dan saling mengisi satu sama lain. Dalam setiap fungsi saling memerlukan, sebagai contoh: bagian kepegawaian dalam pelaksanaannya kepemimpinan memerlukan fungsi manajerial dari perencanaan sampai dengan penentuan anggaran (seperti:penggajian, pemberian honor, dan sebagainya)

Fungsi manajemen sekolah dilihat dari kegiatan kepemimpinan lebih ditekankan bagaimana cara manajer dapat mempengaruhi, mengajak orang lain serta mengaturhubungan dengan orang lain agar bekerjasama mencapai tujuan. Dalam hal ini seorang manajer sekolah hendaknya dapat menerapkan pola kepemimpinan yang efektif. Pola kepemimpinan yang efektif adalah suatu gaya atau model kepemimpinan yang memperhatikan dimensi-dimensi hubungan antar manusia (human relation), dimensi pelaksanaan tugas dan dimensi situasi dan kondisi dimana kita berada.

4.     Prinsip-prinsip Manajemen Sekolah

          Prinsip dalam tulisan ini landasan-landasan yang dijadikan dasar dalam melaksanakan fungsi atau pekerjaan-pekerjaan manajemen sekolah. Dalam pengelolaan sekolah agar dapat mencapai tujuan sekolah dengan baik, maka perlu mendasarkan pada prinsip-prinsip manajemen sebagai berikut:

a.   Prinsip efisiensi yakni dengan penggunaan modal yang sedikit dapat menghasilkan hasil yang optimal

b.  Prinsip efektivitas, yakni ketercapaian sasaran sesuai tujuan yang diharapkan

c.   Prinsip pengelolaan, yakni seorang manajer harus melakukan pengelolaan sumbver-sumber daya yang ada

d.  Prinsip pengutamaan tugas pengelolaan, yakni seorang manajer harus mengutamakan tugas-tugas pokoknya. Tugas-tugas yang bersifat operatif hendaknya dilimpahkan pada orang lain secara proporsional. Manakala seorang manajer telah melimpahkan tugas kepada orang lain, tanggung jawab tetap ada pada pimpinan

e.   Prinsip kerjasama, yakni seorang manajer hendaknya dapat membangun kerjasama yang baik secara vertical maupun secara horizontal, dan

f.    Prinsip kepemimpinan yang efektif, yakni bagaimana seorang manajer dapat memberi pengaruh, ajakan pada orang lain untuk pencapaian tujuan bersama.

5. Ruang Lingkup Manajemen Sekolah

          Ruang lingkup manajemen sekolah adalah luasnya bidang garapan manajemen sekolah. Dilihat dari wujud problemanya manajemen sekolah secara substansial meliputi bidang-bidang garapan antara lain :

1.     Bidang kurikulum (pengajaran).

2.     Bidang kesiswaan.

3.     Bidang personalia yang mencakup tenaga edukatif dan tenaga administrasi.

4.     Bidang sarana yang mencakup segala hal yang menunjang secara langsung pada pencapaian tujuan.

5.     Bidang prasarana yang mencakup segala hal yang menunjang secara tidak langsung pada pencapaian tujuan.

6.     Bidang hubungan dengan masyarakat, berkaitan langsung dengan bagaimana sekolah dapat menjalin hubungan dengan masyarakat sekitar.

          Semua bidang tersebut harus dikelola dengan memperhatikan aktivitas-aktivitas manajerial dan didukung oleh aktivitas pelaksana. Dengan Demikian terjadi sinergi dalam pencapaian tujuan sekolah.

7.     Istilah-istilah yang Berkaitan dengan Pengertian Manajemen

          Sebagaimana dikemukakan pada sub bab sebelumnya, istilah manajemen disamakan secara substansial dengan istilah administrasi. Manakala kita membahas administrasi maka di dalamnya ada aktivitas manajemen, ada aktivitas organisasi, ada aktivitas kepemimpinan, dan inti dari semuanya adalah pengambilan keputusan dan pengambilan keputusan tersebut haruslah manusiawi. Artinya bahwa pengambilan keputusan yang dilakukan harus dapat diterima oleh manusia pada umumnya. Yakni, manusiayang memiliki kekuatan, kelemahan, manusia sebagai makhluk social sekaligus yang juga memiliki kepentingan individu dan seterusnya.